Spółki24.pl

Tags: spolka z o.o. | umowa spolki | zgromadzenie wspolnikow

Podstawowym aktem regulującym istnienie każdej spółki z o.o. jest umowa spółki, czyli umowa zawierana przez założycieli spółki, kreująca jej byt prawny. W kolejnym y artykule z cyklu przybliżającego  spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jako jedną z form prowadzenia działalności gospodarczej omówimy najistotniejsze kwestie dotyczące umowy spółki, w tym  w szczególności:

• W jakiej formie powinna zostać zawarta umowa spółki,
• Jakie postanowienia obligatoryjne muszą znaleźć się w treści umowy spółki
• Co dodatkowo warto uregulować w umowie spółki
• Jak wygląda kwestia zmiany umowy spółki
• Z jakimi kosztami należy się liczyć przy zawarciu umowy spółki oraz zarejestrowaniem spółki w rejestrze sądowym

Znaczenie umowy spółki
Umowa jest pierwszym etapem „drogi” jaką należy pokonać, chcąc założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Stanowi dla spółki swoistą konstytucję regulującą m.in. zasady jej funkcjonowania oraz uprawnienia i obowiązki wspólników. W momencie podpisania umowy powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji (tzw.  „przedspółka”). Jak już poruszono w pierwszym artykule z cyklu, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać założona przez jeden podmiot (za wyjątkiem, gdy jedynym wspólnikiem - założycielem jest jednoosobowa spółka z ograniczona odpowiedzialnością), w takim przypadku powinno się mówić nie o umowie spółki a jej akcie założycielskim.

Forma i treść
Ze względu na doniosłość czynności prawnej, jaką jest zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ustawodawca określił szczególną formę, w jakiej powinna zostać zawarta. Jest to forma aktu notarialnego. Ustawodawca w Kodeksie Spółek Handlowych określił jednak nie tylko formę umowy, ale przede wszystkim postanowienia, które obligatoryjnie, tj. obowiązkowo, musza pojawić się w treści każdej umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zgodnie z art. 157§1 są to:

• Firma
• Siedziba
• Przedmiot jej działalności
• Wysokość kapitału zakładowego
• Określenie czy wspólnikowi może przysługiwać więcej niż jeden udział
• Określenie liczby i wartości udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
• Czas trwania spółki jeśli jest określony

Pobierz: podstawowy wzór umowy spółki z o.o.

Firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Znaczenie tego terminu w języku potocznym może być mylące, prawidłowo oznacza on nazwę, pod jaką będzie występował podmiot. Jest to określenie indywidualizujące spółkę i podlega ono ochronie. Firma spółki skałda się z jej korpusu oraz obligatoryjnego oznaczenia wskazującego na formę prawną spółki. Zgodnie z polską regulacją prawną, korpus może zostać obrany niemal dowolnie, istotne aby pojawił się dodatek "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością" lub skrót "spółka z o.o." , "sp. z o.o.". Zabronione jest jednak obieranie firmy sprzecznie z zasadą wyłączności, która wyłącza możliwość obrania identycznej firmy przez dwa podmioty funkcjonujące na tym samym rynku. W takim przypadku prawo do korzystania przysługuje podmiotowi zgłoszonemu wcześniej. Wyjaśnienia wymaga termin „ten sam rynek”. Otóż nie można go traktować jako rynek krajowy, czyli w ujęciu geograficznym, a chodzi o przedmiotowe ujęcie rynku, np. rynek producentów napojów energetycznych. Firma może zostać obrana zarówno w języku polskim jak i obcym.

Siedziba spółki

Siedzibę spółki należy odróżnić od adresu spółki, w tym sensie, że siedzibą jest jedynie nazwa miejscowości, w której co do zasady zarząd wykonuje swoje zadania, natomiast adres jest konkretyzacją siedziby i powinien się w niej zawierać. Wbrew pozorom, wybór siedziby odgrywa istotną rolę w dalszym funkcjonowaniu spółki. Po pierwsze, to właśnie ze względu na siedzibę wskazaną w umowie spółki określa się właściwość sądu rejestrowego. Wiadomo również, że to właśnie siedziba spółki decyduje o właściwości sądu przy pozywaniu osoby prawnej. W siedzibie spółki powinny być przechowywane dokumenty takie jak: umowa spółki, pozostałe dokumenty korporacyjne, księgi rachunkowe czy też księga udziałów.

Przedmiot działalności spółki
Określenie przedmiotu działalności spółki, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności, wskazuje na zakres działań spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ustalenie przedmiotu działalności zależy od woli wspólników i jest przedmiotem negocjacji prowadzonych pomiędzy nimi. Ze względów praktycznych, określenie nie powinno być zbytnio zawężone. Należy przede wszystkim pamiętać, że w przypadku rozwoju spółki, może się ona otworzyć na nowe dziedziny działalności i konieczne może się okazać wprowadzenie zmian do umowy spółki, a co za tym idzie trzeba będzie ponieść dodatkowe koszty. Również, ze względów podatkowych określenie przedmiotu działalności powinno być w miarę możliwości szerokie, należy bowiem pamiętać, że organy podatkowe mogą nie uznać za koszt uzyskania przychodu czynności nie związanych z przedmiotem działalności spółki.

Wysokość kapitału zakładowego
Kapitał zakładowy jest to suma wniesionych przez wspólników wkładów, a dzielony jest na udziały. To właśnie kapitał jest podstawą funkcjonowania spółki, dzięki niemu spółka „odrywa się” od osób wspólników. Obecnie minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z ograniczona odpowiedzialnością wynosi 5.000 złotych i dzieli się na udziały o minimalnej wartości 50 złotych. Ze względu na zasadę walutowości kapitał powinien zostać wyrażony w złotówkach. Całość wkładów na opłacenie kapitału powinna zostać wniesiona przed zgłoszeniem spółki do rejestru. W doktrynie często poruszany jest problem gwarancyjnego charakteru kapitału zakładowego. Nie rozstrzygając jednoznacznie tego zagadnienia należy stwierdzić, że wysokość kapitału zakładowego w oczach kontrahentów stanowi pewna gwarancję wypłacalności spółki, oczywiście chodzi o kapitał zakładowy w wysokości wyższej od minimalnej. Co do zasady kapitał zakładowy powinien być wartością stałą, jednak przy zachowaniu wymogów przewidzianych dla szczególnego rodzaju zmiany umowy spółki może ulec podwyższeniu jak i obniżeniu. Właśnie ze względu na formalizm i koszty związane ze zmianą umowy, warto w niej zawrzeć klauzulę o przykładowym brzmieniu „podwyższenie kapitału zakładowego do wysokości X do dnia 10.10.2020 roku nie stanowi zmiany umowy spółki. W ten sposób unikniemy konieczności wprowadzenia zmian do treści umowy w przypadku gdy wszystkie nowoutworzone w oparciu o ten zapis umowy spółki udziały w kapitale zakładowym zostaną objęte przez dotychczasowych wspólników spółki w sposób proporcjonalny do już posiadanych przez nich udziałów,  do sądu rejestrowego wystarczy dołączyć uchwalę o podwyższeniu kapitału zamiast uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki sporządzonej z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Określenie czy wspólnikowi może przysługiwać więcej niż jeden udział

Postanowienie określające powyższą kwestię decyduje, czy udziały w spółce są równej czy różnej wielkości. Jeżeli umowa stanowi, że wspólnikowi może przysługiwać więcej niż jeden udział, to wtedy udziały powinny być równej wartości, a co za tym idzie są niepodzielne. Jeżeli wspólnikowi może przysługiwać tylko jeden udział wtedy można zróżnicować ich wysokość, celem wzmocnienia pozycji jednego lub więcej wspólników.

Udziały objęte przez wspólników

To właśnie udziały w kapitale zakładowym decyduje o uprawnieniach i obowiązkach wspólników, dlatego też ustawodawca wymaga, aby kwestia rozdziału udziałów została uregulowana w umowie spółki będącej jej aktem założycielskim.

Czas trwania spółki
Mimo, że jest to obligatoryjny element umowy spółki, to jeśli nie chcemy ograniczać spółki ramami czasowymi można pominąć taki zapis. Natomiast, jeżeli zakładamy czasowość spółki, koniecznie należy wskazać ten fakt w umowie. Wskazanie to może nastąpić zarówno poprzez określenie konkretnej daty końcowej, okresu w latach czy miesiącach, jak również wskazywać okres wykonania konkretnego działania np. wyprodukowanie 10000 telewizorów, jako czas na jaki została utworzona. Zapis określający czas trwania spółki, jeśli jest on określony, jest istotny z dwóch względów. Po pierwsze stanowi cenną informacje dla ewentualnych kontrahentów. Po drugie trzeba pamiętać, że w czasie trwania spółki, wspólnik nie może liczyć na zwrot wniesionych wkładów.

Postanowienia fakultatywne
Jak wiadomo w prawie cywilnym, którego częścią jest prawo spółek, jedną z naczelnych zasad jest zasada swobody umów. Na gruncie prawa spółek ze względu na zamknięty katalog możliwych rodzajów spółek, zasada ta została ograniczona, nie oznacza to jednak, że wspólnicy pozbawieni zostali prawa wprowadzania dodatkowych postanowień do jej treści. Poniżej przedstawione zostaną najistotniejsze kwestie, które warto uregulować w umowie spółki.

Obowiązki i uprawnienia wspólników
Zaznaczyć należy, że posiadane przez wspólnika udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są dla niego źródłem praw i obowiązków względem spółki. Przykładem praw będzie:

• Prawo do udziału w walnym zgromadzeniu wspólników
• Prawo do dywidendy

Sztandarowym przykładem obowiązków jest obowiązek wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego.
Jednak jeżeli chcemy nałożyć na wspólników dodatkowe obowiązki lub uprawnienia należy je koniecznie zamieścić w umowie spółki. Przykładowym obowiązkiem może być obowiązek dopłat w wysokości określonej w umowie, najczęściej kwotę dopłat określa się jako kwotę maksymalną w formie wielokrotności wniesionego wkładu. Możliwe jest również uprzywilejowanie udziałów co do prawa głosu jak i dywidendy.  Wydaje się jednak, że ze względu na charakter spółki, jako podmiotu przeznaczonego dla niewielkiej ilości wspólników takie działanie nie koniecznie jest dobrze postrzegane. Rozsądniejsze jest postanowienie, mówiące o tym, że wspólnikowi może przysługiwać więcej niż jeden udział. W ten sposób dzięki objęciu przez jednego ze wspólników większej ilości udziałów wzmacniamy jego pozycję bez potrzeby różnicowania udziałów. Ponadto możliwe jest również przyznanie w umowie spółki poszczególnym wspólnikom tzw. „uprawnień osobistych” – np. do powoływania i odwoływania członków Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki.

Powołanie zarządu
Już w umowie spółki powinno się powołać pierwszy zarząd. Jest to konieczne dla powstanie spółki, bowiem bez tego aktu nie możliwe będzie jej zarejestrowanie. Dodatkowo jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, odwołanie członka zarządu powołanego na mocy umowy, nie prowadzi do konieczności zmiany jej brzmienia, więc nie narażamy się na dodatkowe koszty w przypadku odwołania członka zarządu w przyszłości. W praktyce przyjmuje się, że liczebność zarządu nie powinna przekraczać 7-9 jego członków, a w mniejszych spółkach 3 członków. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w skład zarządu wchodziła tylko jedna osoba.

Zasady reprezentacji
Jeżeli w spółce powołany został zarząd wieloosobowy, w umowie spółki powinno się również określić zasady reprezentacji. Jeśli jednak umowa spółki milczy w tej kwestii, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub członka zarządu wraz z prokurentem. Należy pamiętać, aby zasady reprezentacji nie były zbytnio skomplikowane. Utrudni to bowiem relacje z kontrahentami, czy czynność z reguły nieskomplikowaną jaką jest udzielenie pełnomocnictwa adwokatowi czy radcy prawnemu.
Wyłączenie konieczności uzyskiwania zgody wspólników
Ustawodawca, chcąc zadbać o interes wierzycieli spółki oraz chronić ją przed niewypłacalnością, w art. 229 i 230 KSH postanowił co następuje:

• Jeżeli zarząd w okresie 2 lat od zarejestrowania spółki chce nabyć nieruchomość lub udział w niej albo środki trwałe za kwotę przewyższającą ¼ kapitału zakładowego ( nie mniej jednak niż 50 000 zł ), musi uzyskać zgodę zgromadzenia wspólników wyrażoną w formie uchwały;

• W przypadku rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia zobowiązania o wartości przenoszącej (przewyższającej) 2-krotność kapitału zakładowego konieczne jest uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników w formie uchwały;

Dlatego też, jeżeli chcemy inaczej uregulować powyższe postanowienia, należy dokonać tego w umowie spółki. W przypadku sytuacji z pkt.2 dysponujemy szeroką gamą rozwiązań np.:

• Można podwyższyć kwotę, od której wymagane jest uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników;

• Rozwiązaniem może też być przekazanie uprawnienia do wyrażenia zgody innemu organowi np. Radzie Nadzorczej

Można także całkowicie „ wyłączyć” powyższą regulacje ustawową, poprzez zapis zawarty w umowie wskazujący, że art. 230 KSH nie ma zastosowania do naszej spółki.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku zgody na nabycie nieruchomości, udziału w nieruchomości lub środków trwałych, bowiem art.229 ksh zawiera normę bezwzględnie obowiązującą. Jednak w praktyce, niejako w celu złagodzenia tego wymogu, przyjęto rozwiązanie, zgodnie z którym wspólnicy w  treści umowy spółki mogą przewidzieć możliwość zawarcia przez spółkę umowy o o nabycie powyższych składników majątku bez dodatkowej uchwały wspólników. Stosowny zapis w umowie spółki powinien zawierać  podstawowe elementy umowy nabycia takie jak przedmiot i cena.

Aport
Określenie wkładów niepieniężnych wniesionych przez wspólników na pokrycie kapitału nie zostało co prawda wymienione w art. 157 §1 ksh jako element obowiązkowy każdej umowy, jednak nie można tego elementu traktować jako zupełnie dobrowolny. Zgodnie z przepisami ustawy, jeżeli wnoszone są wkłady niepieniężne to w umowie spółki koniecznie powinno zostać to wyszczególnione.

Wymogi odnośnie uchwał zgromadzenia wspólników
Co do zasady ustawa nie wymaga aby na zgromadzeniu wspólników była reprezentowana konkretna liczba udziałów, aby takie zgromadzenie mogło podejmować wiążące uchwały. Kodeks spółek handlowych reguluje jednak niekiedy wymagania odnośnie kworum (np. dla powzięcia uchwały o przekształceniu spółki w spółkę akcyjną) jak i ilości głosów potrzebnych do podjęcia niektórych uchwały (np. w przedmiocie zmiany przedmiotu działalności spółki). Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, może wymogi te jednak zaostrzyć. Od woli wspólników, zależy, czy pozostawia regulację ustawową jako wiążącą, czy zechcą chociażby w celu ochrony wspólników mniejszościowych podnieść wymogi dotyczące podejmowania uchwał.

Zbycie udziałów
Udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, co nie ulega wątpliwości, mogą być zbywane. Dlatego też, w zależności od relacji wiążących wspólników możliwe jest również wprowadzenie do treści umowy spółki postanowień dotyczących zbywania udziałów, które to uprawnienie ograniczą. Przykładowo można ukształtować prawo pierwokupu udziałów przysługujące pozostałym wspólnikom, bądź uzależnić prawo do zbycia udziału od uzyskania uprzedniej zgody np. zgromadzenia wspólników. W umowie warto również określić, czy spadkobiercy wspólnika mogą wstąpić na jego miejsce, czy też spółka spłaci przysługujące im udziały.

Zobowiązanie zarządu do uzyskania zgody na dokonanie czynności.
W umowie spółki warto jest zobowiązać zarząd do uzyskania od Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej zgody na dokonanie konkretnej czynności, jeżeli wiąże się ona z rozporządzeniem majątkiem spółki powyżej określonej kwoty. Dzięki temu wspólnicy na zgromadzeniu lub rada nadzorcza może sprawować nadzór nad podejmowaniem decyzji o strategicznym znaczeniu dla spółki.
Ustanowienie regulaminu dla zarządu lub rady nadzorczej.
Jeżeli wspólnicy pragną ustanowić dla w/w organów regulaminów ich działania powinni odnieść się do tej kwestii w umowie spółki.
Podział zysku.

Jeżeli zgodnie z wolą założycieli podział zysku w spółce pomiędzy wspólników ma wyglądać odmiennie od regulacji ustawowej, zgodnie z którą zysk jest dzielony proporcjonalnie do posiadanych udziałów, powinni wyrazić to w umowie spółki.

Zmiana umowy spółki
Oczywistym jest, że w trakcie istnienia spółki i prowadzenia przez nią działalności, często będzie dochodzić do zmian materii określonej w umowie spółki, dlatego tym miejscu omówione zostanie zagadnienie zmiany umowy spółki ograniczoną odpowiedzialnością.

Pojęcie zmiany umowy spółki
Jest zakresowo szerokie, obejmuje bowiem każdą zmianę w umowie spółki, zarówno elementów obligatoryjnych jak i fakultatywnych. Zaznaczyć należy jednak, że nie chodzi tylko o zmiany merytoryczne, ale także wszelkie zmiany redakcyjne takie jak zmiana numeracji paragrafów, czy zmiany stylistyczne.

Wymagania
Do zmiany umowy spółki konieczne jest podjecie przez zgromadzenie wspólników (co do zasady) odpowiedniej uchwały oraz wpis tej zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym momencie należy określić znaczenie wpisu zmiany do KRS, który ma charakter konstytutywny, a nie deklaratoryjny jak może się wydawać. Samo podjecie uchwały o zmianie umowy spółki nie prowadzi bezpośrednio do wywołania określonych skutków prawnych, do tego konieczny jest bowiem wpis w rejestrze przedsiębiorców. Dotyczy to jednak relacji z osobami trzecimi, bowiem w relacjach wewnętrznych spółki momentem, od którego wprowadzone zmiany obowiązują jest nie moment wpisu a podjęcia uchwały. Powyższe dotyczy spółki już zarejestrowanej, inaczej wygląda sprawa spółki w organizacji, w jej przypadku wystarczające jest jedynie podjecie uchwały, jednak musi ona być podjęta jednomyślnie.

Uchwała
Poza wyjątkiem przewidzianym w art. 255 § 2 KSH, uchwałę o zmianie umowy podejmuje Zgromadzenie Wspólników. Podjęta uchwała dla swej ważności powinna być zaprotokołowana przez notariusza. Co do zasady uchwała o zmianie umowy spółki zapada większością kwalifikowana 2/3 głosów oddanych.
Koszty związane z podpisaniem umowy
Taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego jest zależna od wysokości kapitału zakładowego – Minister Sprawiedliwości w rozporządzeniu określa stawki maksymalne ( przykładowe wyliczenia )
Dla kapitału 5.000 złotych 160 PLN + VAT = 195,2PLN
Dla 50.000 złotych 910 PLN + VAT = 1110,20 PLN
Odpis umowy, 6 złotych za każdą rozpoczętą stronę tekstu
Podatek od czynności cywilnoprawnych wynosi 0,5% kapitału zakładowego pomniejszonego jednak o koszt umowy w formie aktu notarialnego, wpis do KRS i ogłoszenie w MSiG – wynik zaokrąglamy do pełnej złotówki
Dla kapitału 5.000 wygląda to następująco;
0,5% * ( 5.000 – 195,20-1000-500)= po zaokrągleniu 17 PLN
Notarialne uwierzytelnienie podpisów członków zarządu, 20 PLN od podpisu
Wydatki związane z wpisem do KRS
Opłata od wniosku o wpis 1000 PLN
Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 500 PLN

Koszt zmiany umowy spółki
U notariusza zapłacimy do 750 złotych plus VAT. W sądzie natomiast 400 złotych za zmianę i 250 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Należy pamiętać, że warto w sądzie jednocześnie przeprowadzić kilka zmian, ponieważ zapłacimy tylko raz jeżeli zmiany zgłosimy na jednym wniosku.

Łukasz Schiffer

Spółki24.pl, 13.03.2010

Zobacz także:

• wzór umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• artykuł: "Zakładamy spółkę z o.o. - podstawowe informacje"
• artykuł: "Rada Nadzorcza w spółce z o.o."

Utwory zawarte w serwisie Spółki24.pl jak i ich części lub fragmenty nie mogą być powielane i rozpowszechniane w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób, w tym w szczególności kopiowane, fotokopiowane, zamieszczane w sieci Internet itp., lub w jakikolwiek inny sposób wykorzystywane na jakichkolwiek polach eksploatacji - bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody administratora serwisu Spółki24.pl.W przypadku wykorzystywania w jakikolwiek sposób jakichkolwiek utworów lub ich fragmentów bez stosownej zgody administratora serwisu, administrator zastrzega sobie prawo do dochodzenia wszelkich roszczeń przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.